Segítséget szeretnék kérni, a távoli munkavégzés szakszerű kialakításában!

Office 365, Teams és Dynamics bevezetésével a mai kihívásoknak eleget tevő, távoli munkavégzést is segítő csomagot adunk partnereink kezébe.

Tapasztalatok és tanácsok a hatékony távmunka bevezetéséhez

Ezekben a napokban az egyre fokozódó járványügyi helyzet, az egyre inkább szigorodó megelőző intézkedések még ott is kikényszerítik a Home Office alkalmazását, ahol ez korábban még gondolati szinten sem merülhetett fel. Most, hogy hetekre, akár hónapokra távmunkára kényszerül a vállalkozások jelentős része (természetesen ott, ahol ez egyáltalán megoldható) ideje mindenkinek átgondolni a hagyományos folyamatait, hogy azok hogyan változtathatók át fizikai kontaktust nem igénylő folyamatokká.

A távmunka szempontjából az indok nem releváns, hogy mi kényszerítette ki az alkalmazását, de ha már alkalmazzuk, akkor kötelességünk kihasználni a hatékonyságnövelésben rejlő előnyeit is!

Ennek tükrében megosztjuk mindenki számára egy olyan cég tapasztalatait, ahol eddig a távmunka „csak” ad hoc szituációkban, rövid időszakra, illetve kis létszámban volt jelen.

Fontos a gyorsaság

A vírus okozta válság kirobbanása és globálissá válása előtt sokat elemeztük a helyzetet, különböző alternatívákat, teszt forgatókönyveket határoztuk meg. Ezek után mikor ténylegesen eszkalálódott a helyzet, akkor félretettük a korábbi terveinket és egy nap alatt meghoztuk a totális Home Office-ra való átállás összes szükséges intézkedését, úgy mint:

  • Otthoni munkavégzés elrendelése
  • Home Office etikett kiadása
  • Monitoring és kontroll folyamatok felülvizsgálata
  • Ügyeleti és helyettesítési rend megszervezése
  • Projekt és ügyfélszintű kockázatok azonosítása és kezelése
  • Elektronikus számlázás bevezetése és elektronikus aláírás használatának kiterjesztése az összes hivatalosan hitelesítendő dokumentumra

Természetesen mindegyik intézkedés egy önálló cikket megérdemelne, de jelen összefoglaló terjedelme ezek kifejtését nem teszi lehetővé. Aki szeretne ezekkel kapcsolatban bővebb tájékoztatást kapni, annak természetesen szívesen segítünk a megoldásaink alkalmazásában és testreszabásában is.

Eszközök és infrastruktúra rendelkezésre állásának biztosítása

Ahhoz, hogy a teljeskörű távmunka működni tudjon, alapvető, hogy a kiszolgáló informatikai környezet rendelkezésre álljon és bírja azt a terhelést, amikor az összes távmunkában résztvevő kolléga egyszerre kívánja elérni a számára szükséges szolgáltatásokat. Itt a modern munkahely kialakításában és bevezetésében is érdekelt informatikai vállalkozásként nagyon komoly helyzeti előnnyel rendelkezünk, hiszen teljes cégcsoportunk aktívan használja a Microsoft felhőplatformja, az Azure által biztosított szolgáltatásokat, valamint a Microsoft O365 programcsomagot. Teljeskörűen kihasználjuk a Microsoft ökoszisztéma nyújtotta lehetőségeket, és ezen lehetőségekből adódó minden előnyt.

Az Azure platform lehetővé teszi számunkra, hogy vállalatunk szerverei, adatbázisai és legfontosabb adatai a Microsoft adatközpontjaiból legyenek fennakadásmentesen elérhetők. Adataink védelme érdekében a Microsoft korszerű és folyamatosan felügyelt biztonsági infrastruktúrát garantál.

Az irányítóközpont

A Microsoft több eszközzel is támogat minket távoli munkavégzésünkben. Az Office 365 képes arra, hogy a megszokott irodai feladatainkat (dokumentumokkal, táblázatokkal való munka, levelezés stb.) egy központi helyről valósíthassuk meg, a Teams pedig egy kiváló platform a kommunikáció és együttműködés szervezésére és lebonyolítására.

A Microsoft megoldásaira jellemző teljes körű integráció segítségével az O365 és Teams jó partnerei egymásnak – egy, az Office-ban létrehozott dokumentumunkat a Teams-ben is megnyithatjuk, és közösen szerkeszthetjük tovább, legyen szó akár szöveges anyagról, táblázatról, vagy prezentációról. Természetesen mi határozhatjuk meg, hogy egy-egy csoportba mely kollégáink, vagy akár ügyfeleink tartoznak bele, így mindig csak az adott témában releváns személyekkel működhetünk együtt.

Senki sem marad ki

A Microsoft Teams egyik legnagyobb előnye, hogy ugyanúgy alkalmas egy két fős gyorshívás lebonyolítására, mint egy, akár több tucat résztvevős nagyvállalati értekezlet, vagy ügyfelekkel történő meeting megtartására. A megoldás képes több kommunikációs csatornát (hívás, videó, képernyőmegosztás, szöveges üzenet) egyidejűleg is kezelni, így minden megbeszélés maximális hatékonyság mellett valósulhat meg.

Az online értekezletekkel kapcsolatban érdemes lehet megszívlelni, hogy egy előre meghatározott agenda szerint haladjunk, minél inkább próbálva végig vinni az előre meghatározott programpontok szerinti menetrendet. Célszerű feljegyzéseket készíteni az elhangzottakról, és ezeket az értekezlet után megküldeni a résztvevőknek. A Teams arra is képes, hogy ezeket a megbeszéléseket rögzítsük, és ezeket a felvételeket később megosszuk azokkal, akik valamilyen okból nem tudtak részt venni a megbeszélésen.

Távol, mégis közel

Az Office 365 és Teams legnagyobb előnye, hogy az együttműködés és a kommunikáció gyorsasága és minősége miatt képes helyettesíteni a gyors, személyes egyeztetéseket is. Így nem fenyeget minket az a veszély, hogy az egyszerűbb egyeztetendő kérdések miatt ne tudjunk előre haladni napi feladatainkkal. Ezért ne is halasszuk el az olyan teendőinket, melyekről személyesen egyszerű, távolról viszont nehéz egyeztetni – a Teams segítségével nem vagyunk távol egymástól.

Megállás nélkül

A kialakult járványügyi vészhelyzet a gazdaságot is komolyan megterheli. Éppen ezért rendkívül fontos, hogy amennyiben van lehetőség távoli munkavégzésre, ezt minél előbb valósítsuk meg és léptessük életbe. Európa több országában már az egészségügyi dolgozók is használják a Microsoft távoli együttműködést segítő megoldásait, és a kormányzat támogatásával az iskoláknak sem kell teljesen leállniuk, digitális tantervben tudják folytatni tevékenységüket.

A kialakult járványügyi helyzetre való tekintettel a Microsoft 2020. márciusától ingyenesen elérhetővé tette 6 hónapos használatra az Office 365 E1 Trial nevű programcsomagot, amely a Microsoft Teams-t is tartalmazza. Így a megoldás licencköltségektől mentesen gyorsan használatba vehető, azonban komplex megoldás révén a tényleges bevezetéshez érdemes szakértő partner segítségét kérni.

Fejben dől el

Végezetül az infrastruktúra és a munka hatékony megszervezésén túl néhány hasznos jó tanács a személyes érintkezések hiányából adódó mentális egyensúly fenntartásához:

  • Támogassuk egymást, legyünk tisztában a munkatársak és a csapatunk tagjainak megoldandó akadályaival, és próbáljunk segíteni rajtuk, illetve alkalmazkodni azokhoz.
  • Nyissuk meg a kommunikáció egyéb nem hivatalos munkavégzéshez kapcsolódó csatornáit is.
  • Támogassuk a munkatársak fittségét is, azaz hagyjunk időt a munka mellett egyéni vagy távoli csoportos testmozgás megszervezésére, akár online módon közösen megszervezett torna vagy egyéb testmozgás bevezetésével.
  • Az azonos tértől függetlenül húzzunk egyértelmű határokat a munka és a magánélet között. Kezdjük és fejezzük be a munkát a megszokott időben, próbáljuk megtartani a megszokott napi ritmusunkat és szokásainkat.
 ms TEAMS screen

TEAMS

A Microsoft Teams a távoli munkavégzés leghatékonyabb eszköze. Segítségével nem csak chatelhetünk kollégáinkkal, de teljesértékű megbeszéléseket tarthatunk, és közösen dolgozhatunk a felületen megosztott dokumentumokon. Így a munka nem csak távolról végezhető, de hatékonyan és gördülékenyen is.

Érdekel a megoldás

 ms office365 screen

Office 365

A Microsoft 365 egy vállalati megoldáscsomag, amely tartalmaz minden szolgáltatást, valamint alkalmazást amire a biztonságos hétköznapi munkavégzés segítésére szüksége lehet egy vállalkozásnak. Használatával növelhetjük a produktivitást és segíthetjük a céges kommunikációt. Bármilyen méretű vállalkozás igényeit kiszolgálhatja.

Érdekel a megoldás

ms dynamisc365 screen

Dynamics 365

Modernizáld az értékesítést, az ügyfélszolgálatot, projektszolgáltatásokat, vagy akár a marketinget, HR-t. Kerülj közelebb meglévő és leendő ügyfeleidhez, javíts a folyamatokon, kapj világosabb, átfogóbb képet vállalkozásodról.

Érdekel a megoldás

A honlap további használatához a sütik használatát el kell fogadni. További információ

Tájékoztatás sütik (cookie) alkalmazásáról

(1) Az általános elterjedt internetes gyakorlatnak megfelelően Társaságunk is használ sütiket (cookie) a weboldalán. A cookie egy kis fájl, amely egy sor karaktert tartalmaz, és amely akkor kerül a látogató számítógépére, amikor az egy webhelyet keres fel. Amikor ismét felkeresi az adott webhelyet, a cookie-nak köszönhetően a webhely képes felismerni a látogató böngészőjét. A cookie-k tárolhatnak felhasználói beállításokat (pl. választott nyelv) és egyéb információkat is. Többek között információt gyűjtenek a látogatóról és eszközéről, megjegyzik a látogató egyéni beállításait, felhasználásra kerülhetnek pl. az online bevásárlókosarak használatakor. A sütik általánosságban megkönnyítik a weboldal használatát, elősegítik, hogy a weboldal a felhasználók számára igazi webes élményt nyújtson, és hatékony információforrást jelentsen, továbbá biztosítják a weboldal üzemeltetője részére az oldal működésének ellenőrzését, visszaélések megakadályozását és a weboldalon nyújtott szolgáltatások zavartalan és megfelelő színvonalú biztosítását.
(2) Társaságunk honlapja a weboldal használata során a látogatóról, illetve az általa böngészésre használt eszközről az alábbi adatokat rögzíti és kezeli:
• az látogató által használt IP cím,
• a böngésző típusa,
• a böngészésre használt eszköz operációs rendszerének jellemzői (beállított nyelv),
• látogatás időpontja,
• a meglátogatott (al)oldal, funkció vagy szolgáltatás.
(3) A sütik használatának elfogadása, engedélyezése nem kötelező. Visszaállíthatja böngészője beállításait, hogy az utasítsa el az összes cookie-t, vagy hogy jelezze, ha a rendszer éppen egy cookie-t küld. A legtöbb böngésző ugyan alapértelmezettként automatikusan elfogadja a sütiket, de ezek általában megváltoztathatóak annak érdekében, hogy megakadályozható legyen az automatikus elfogadás és minden alkalommal felajánlja a választás lehetőségét. A legnépszerűbb böngészők süti beállításairól az alábbi linkeken tájékozódhat:
•GoogleChrome: https://support.google.com/accounts/answer/61416?hl=hu
•Firefox: https://support.mozilla.org/hu/kb/sutik-engedelyezese-es-tiltasa-amit-weboldak-haszn
•Microsoft Internet Explorer 11: http://windows.microsoft.com/hu-hu/internet-explorer/delete-manage-cookies#ie=ie-11
•Microsoft Internet Explorer 10: http://windows.microsoft.com/hu-hu/internet-explorer/delete-manage-cookies#ie=ie-10-win-7
•Microsoft Internet Explorer 9: http://windows.microsoft.com/hu-hu/internet-explorer/delete-manage-cookies#ie=ie-9
•Microsoft Internet Explorer 8: http://windows.microsoft.com/hu-hu/internet-explorer/delete-manage-cookies#ie=ie-8
•Microsoft Edge: http://windows.microsoft.com/hu-hu/windows-10/edge-privacy-faq
•Safari: https://support.apple.com/hu-hu/HT201265
Mindezek mellett azonban felhívjuk a figyelmet arra, hogy előfordulhat, hogy bizonyos webhelyfunkciók vagy -szolgáltatások nem fognak megfelelően működni cookie-k nélkül.
(4) A weboldalon használt sütik önmagukban nem alkalmasak a felhasználó személyének beazonosítására.
(5) Társaság honlapján alkalmazott sütik:
1. Technikailag elengedhetetlenül szükséges munkamenet (session) sütik
Ezek a sütik ahhoz szükségesek, hogy a látogatók böngészhessék a weboldalt, zökkenőmentesen és teljes körűen használhassák annak funkcióit, a weboldalon keresztül elérhető szolgáltatásokat, így - többek között- különösen a látogató által az adott oldalakon végzett műveletek megjegyzését egy látogatás során. Ezen sütik adatkezelésének időtartama kizárólag a látogató aktuális látogatására vonatkozik, a munkamenet végeztével, illetve a böngésző bezárásával a sütik e fajtája automatikusan törlődik a számítógépéről.
A kezelt adatkör: AVChatUserId, JSESSIONID, portal_referer.
Ezen adatkezelés jogalapja az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalmi szolgáltatások egyes kérdéseiről szóló 2001. CVIII. törvény (Elkertv.) 13/A. § (3) bekezdése.
Az adatkezelés célja: a honlap megfelelő működésének biztosítása.
2. Hozzájárulást igénylő sütik:
Ezek lehetőséget biztosítanak hogy a Társaság megjegyezhesse a felhasználó honlappal kapcsolatos választásait. A látogató a szolgáltatás igénybevételét megelőzően és a szolgáltatás igénybevétele során ezen adatkezelést bármikor megtilthatja. Ezek az adatok nem kapcsolhatók össze az igénybe vevő azonosító adataival és az igénybe vevő hozzájárulása nélkül nem adhatók át harmadik személy számára. 2.1. Használatot elősegítő sütik:
Az adatkezelés jogalapja a látogató hozzájárulása.
Az adatkezelés célja: A szolgáltatás hatékonyságának növelése, felhasználói élmény növelése, a honlap használatának kényelmesebbé tétele.
Az adatkezelés időtartama 6 hónap.
2.2. Teljesítményt biztosító sütik:
Google Analytics sütik – erről itt tájékozódhat: https://developers.google.com/analytics/devguides/collection/analyticsjs/cookie-usage Google AdWords sütik - erről itt tájékozódhat: https://support.google.com/adwords/answer/2407785?hl=hu

Bezárás